Ochrana osobních údajů je velmi důležitá a většina firem ji považuje za samozřejmou. Jenže jsme jen lidé, a tak se nevyhneme chybám. Pokud ovšem očekáváte, že v dnešní době hrozí úniky osobních údajů téměř výhradně u digitálních dat, tak to zdaleka není pravda. A je to vlastně další potvrzení, že papírové dokumenty jsou stále velmi rozšířené.
Důkazy podal Britský úřad na ochranu údajů (ICO), který vyšetřoval v roce 2016 téměř 600 případů porušení bezpečnosti osobních údajů. Celých 40 procent případů úniků údajů totiž připadalo na papírovou dokumentaci. Velká skupina případů byla způsobena ztrátou nebo krádeží papírových dokumentů. Další problematické činnosti při práci s dokumenty, při kterých dochází k úniku osobních údajů, jsou jejich nesprávná likvidace nebo nesprávné uskladnění na nezabezpečeném místě.
Nařízení GDPR po firmách vyžaduje, aby zavedly bezpečnostní opatření na ochranu údajů uchovávaných v elektronické i tištěné podobě, a ukládá jim povinnost upozornit dotčené nebo potenciálně dotčené osoby, pokud dojde k narušení bezpečnosti jejich osobních údajů. GDPR se týká jakýchkoli informací o identifikovatelné osobě, což znamená, že je potřeba dohlížet na údaje jako je například celé jméno, e-mailová adresa nebo telefonní číslo. V rámci podkategorie se pak GDPR týká doplňující ochrany citlivých osobních údajů.
V případě papírových dokumentů je tak nutné dodržovat pravidla pro jejich archivaci a také pro jejich skartaci. A jak dokázalo uvedené vyšetřování britského úřadu, část osobních údajů uniká právě nedostatečnou skartací dokumentů.
Běžná kancelářská skartovačka si poradí obvykle s několika listy papíru. Pokud tedy potřebujete skartovat celý balík dokumentů, je potřeba jej po částech ručně vkládat do skartovačky. Navíc ne každá skartovačka řeže papíry na dostatečně malé kousky, aby se zajistila potřebná skartace dokumentů. V případě balíku dokumentů tak můžete u skartovačky strávit pořádný kus času.
I z tohoto důvodu nabízí společnost Rexel širokou řadu skartovaček řady Auto Feed. Všechny skartují automaticky papíry z podavače, do přístroje stačí vložit balík papírů a stisknout tlačítko. Podavač lze navíc uzamknout pomocí 4místného PIN kódu, takže můžete v klidu odejít. Skartovačky Rexel se o vše postarají samy. Dokonce není nutné před skartováním odstraňovat z papírů sponky nebo drátky sešívaček, skartovačky si s nimi poradí.
Do malých kanceláří se hodí modely s Rexel Auto+ 130, 200 nebo 300, kdy číslo udává, kolik listů papíru při běžné gramáži 80 g/m2 lze vložit do zásobníku. Pro velké kanceláře jsou určené modely s kapacitou až 750 listů A4. Podle potřeby lze volit modely s křížovým řezem 4 x 40 mm nebo dokonce 2 x 15 mm. V druhém případě pak rozřezaný materiál splňuje stupeň utajení pro přísně tajné dokumenty.
Nejnovější modely řady SmartTech pak umožňují i dálkovou správu a kontrolu skartování. Do chytrého telefonu s Androidem nebo iOS si nainstalujete aplikaci a na displeji mobilu sledujete stav skartování.
Více se dozvíte na:
