Příjem faktur.
Proces, který se týká všech firem. Zejména ho pak řeší účetní společnosti.
Činnosti, které s tím byly dlouho spojené, jako například tisk dokladů, skenování, přepisování, ukládání do šanonů, jsou v dnešní době už jen špatným zlozvykem. Dá se to dělat jinak. Daleko jednodušeji, efektivněji, bez papírování a přepisování.
A není se čeho bát.
"Na trhu se objevují nové a nové aplikace, které pomáhají se skenováním či vytěžováním dat, slibují vedení digitálních archivů a schvalování faktur. Pro uživatele ERP systému Vario je to zbytečná investice. Firmy dnes naprosto běžně mají nějaký systém na vystavování faktur. Stačí se jen domluvit s dodavateli na vystavení v digitálním formátu. Na většině účtenek je zase QR kód. Ano, takhle snadné to je," vyzdvihuje jednoduchost Klára Cerovská, ředitelka tradičního českého ERP systému Vario.
Celý fór elektronické výměny dat, na kterém digitalizace účetnictví stojí, je skrytý ve formátu faktury. To, co potřebujete, je faktura v digitálním formátu. Což, a na to pozor, není to samé jako pdf.
Faktura v pdf v podstatě představuje obrázek. Údaje stejně musíte přepisovat nebo vytěžovat přes externí aplikaci. Oproti tomu fakturu v digitálním formátu umí rovnou "přečíst" systém, ve kterém data zpracováváte. V praxi to znamená, že fakturu v digitálním formátu stačí naimportovat do systému, který už automaticky načte potřebné údaje, zpracuje a fakturu navíc uloží jako přílohu.
ISDOC jako příklad, se kterým pracuje ERP systém Vario
"V posledním roce zájem prudce vzrostl. Zákazníci stále více opouští staré zvyky a objevují možnosti, které jim nabízí náš ERP systém Vario. Jediné, co uživatelé Varia potřebují pro automatizované zpracování přijatých faktur, je faktura ve formátu ISDOC," uvádí příklad digitálního formátu Klára Cerovská.
Zmiňovaný ISDOC je definovaný formát pro elektronickou fakturaci, který u nás podporuje většina výrobců podnikových systémů. Umožňuje nejen elektronickou výměnu faktur či jiných "peněžních" dokladů, ale také jejich automatické a rychlé zpracování.
"ISDOC není žádná novinka. Je to standardizovaný, vyzkoušený a funkční formát. Velkou výhodu má v tom, že ho podporuje většina výrobců ekonomických systémů. Což máme ověřené i z praxe. Když uživatelé Varia žádají své dodavatele o vystavení faktur v tomto formátu, nemají s tím problém," přidává vysvětlení ředitelka ERP systému Vario.
Žádná novinka, ale běžný standard
Nakonec je to jednoduché jako facka.
Stačí přijímat faktury ve standardizovaném formátu ISDOC, případně jiném digitálním formátu, a jednoduše naimportovat do systému.
Samozřejmostí je i uložení originálu faktury. Vznikne tak digitální archiv, který nahradí zaprášené šanony. Z kontroly finančního úřadu nemusíte mít strach, tento digitální archiv je v souladu s legislativou.
Přidat můžete také elektronické schvalování dokladů a celý proces automatizovat.
Pro ERP systémy přitom nejde o žádnou novinku. Naopak je to běžný standard. Funkce, které usnadní příjem faktur, automatizují navazující procesy či vytváří digitální archiv, jsou dlouhá léta jejich součástí. Mají za sebou ty nejtěžší zatěžkávací zkoušky - praxi tisíců uživatelů.
Změna, na kterou se dobře zvyká
"Uživatelé Varia, kteří automatizované zpracování přijatých dokladů a jejich schvalování využívají, si nejvíce chválí úsporu času. K tomu mají dokonalý přehled o tom, co, kde a v jakém stavu se nachází. Zcela upustili od ručního přepisování, čímž eliminují riziko chyb. Dokumenty mají k dispozici online. Fungují zeleně. Import, zpracování údajů, schvalování i ukládání faktur probíhá zcela automaticky," vyjmenovává přínosy Klára Cerovská.
Nezanedbatelný vliv má digitalizace účetnictví také na pozici samotných účetních. Všechny rutinní práce probíhají zcela automaticky, odpadají tak manuální činnosti či jiné aktivity, které ve skutečnosti nikoho nebaví. Účetní se díky tomu mohou zaměřit na kvalifikovanější a zábavnější práci, která přináší firmě daleko větší přidanou hodnotu.
