Využívání pokročilých systémů na plánování a řízení výroby bereme už jako samozřejmost. Těžko bychom hledali zkušeného manažera, který pochybuje o tom, že nasazení nástrojů pro řízení vztahů se zákazníky formou mobilních CRM výrazně zvyšuje efektivnost práce obchodních zástupců. Je však překvapivé, jak primitivní a archaické nástroje jsou využívány pro úkolování, řízení projektů i vedení pravidelných porad a jsou dnes stále ještě standardem ve většině společností. Kolik manažerů stále řídí a úkoluje své podřízené pomocí telefonu, SMS nebo mailu. I u vás jsou výstupy z porady ještě stále evidovány v poznámkových blocích, v lepším případě ve Wordu nebo Excelu? A kde najdou vaši kolegové a spolupracovníci úkoly plynoucí z jednotlivých projektů a pracovních schůzek? Čím úkolujete své podřízené vy? A kolik času trávíte opakovaným dohledáváním, zda byl úkol splněn a požadované podklady zaslány?
Také v naší společnosti to ještě před pár lety chodilo podobně. Ale pak jsme se rozhodli nasadit náš vlastní vyvíjený nástroj myTEAM® pro řízení úkolů, porad a projektů. Přestože to znamenalo jen malou změnu v zapisování úkolů, přineslo to zásadní změnu v řízení pracovníků a efektivitě. Najednou má každý kolega stále aktuální seznam úkolů na daný den, týden. Zrychlila se doba porad, zvlášť zdlouhavá část kontroly úkolů, mohli jsme zmenšit počet účastníků a my jako manažeři jsme přestali být otroky zadaných úkolů a asistentkami svých podřízených.
Při zavádění takového systému do jakékoliv společnosti je vždy důležité popsat firemní procesy a definovat, co od systému očekáváte. Podle naší zkušenosti by měl být také vybraný nástroj pro uživatele intuitivní a snadný, aby se s ním uživatelé sžili a přijali jeho používání. Na druhou stranu musí být dostatečně robustní, aby plnil očekávání z pohledu bezpečnosti, nastavení práv a výkonu i často skloňované ochrana údajů dle GDPR.
Z naší praxe už máme potvrzeno, že každý střední nebo velký podnik by měl mít podobný nástroj, který umožní mimo jiné v jednotném prostředí zadávat a zpracovávat projektové, rutinní a systémové úkoly. Pokud i vy dnes řešíte nedostatek kvalifikovaných pracovníků, možná nastal čas začít lépe využívat kapacitu a potenciál lidí, které už máte. Stačí jen změnit nástroje. Ano, Kancelář 4.0 může vstoupit i do vašich kanceláří a přinést efekty tam, kde jste je nečekali.
Miroslav Hampel
generální ředitel společnosti KVADOS
