Shodneme se, že zdraví je na prvním místě. Jak účinně chránit zaměstnance?
Nejdůležitější je dodržování bezpečných rozestupů a správné využití kapacit jednotlivých pracovišť. Vizuální značení je základ, účinnější je ale systém rezervací, včetně chytrých čidel, která snímají obsazenost pracovních míst. Tento systém lze využít i k přehledu o kapacitě a využití jednotlivých pracovišť, protože zaměstnanci chodí stále častěji na své pracoviště jen pár dnů v týdnu. Ideální je tedy komplexní řešení pro monitorování a správu pracovišť. Oblíbené jsou také termální kamery, které všem příchozím měří teplotu.
Lze tedy umožnit bezpečnou a zároveň produktivní spolupráci?
Základem je inventura vnitřních procesů a práce s fyzickými dokumenty. Například faktura, která je hned na svém vstupu zdigitalizována, může být automaticky uložena do účetního systému, aniž by ji někdo ručně přepisoval. Kromě samotné úspory času jde také o výrazné snížení chybovosti. Další výhodou je samotný schvalovací proces takto převedených dokumentů. Abychom zpřístupnili řešení pro práci na dálku firmám, spustili jsme projekt Spolupráce odkudkoliv. Na stránkách projektu se mohou čtenáři dozvědět více o možnostech digitální transformace.
Proč zabírá schvalování tolik času a jak to urychlit?
Schvalování dokumentů bývá zdlouhavé zejména při komunikaci mezi pobočkami nebo pracovníky, kteří v klasické kanceláři tráví málo času. Převedení těchto procesů do digitální podoby umožní jejich zpracování výrazně urychlit, a navíc je možné některé kroky díky automatizaci procesů řešit obratem.
Práce z domova se stala běžnou formou zaměstnání. Jaké nástroje využít pro její rychlou integraci do běžného fungování firmy?
Home office je dnes nutnou samozřejmostí. V našem Průvodci pro práci na dálku, který vznikl na základě evropského výzkumu společnosti Ricoh, popisujeme, že je potřeba umět produktivně spolupracovat, ochránit citlivá data a zajistit motivaci zaměstnanců. Produktivní spolupráci dnes umožňují nástroje pro vzdálenou komunikaci. Ať už jde o Skype, Teams nebo jiné nástroje, základem je spolehlivé audiovizuální vybavení jednacích místností, kde se virtuálně potkávají lidé v kanceláři s lidmi na home office. Samostatnou kapitolou je pak bezpečí firemních dat. Jejich sdílení mezi kanceláří a prací z domova je kritickým bodem.
Co se s firemními daty děje? Jak je chránit před zneužitím?
Na internetu lze snadno najít obchodní smlouvy, osobní doklady a jiná citlivá data. Existuje záplava webových stránek pro bezplatné sdílení souborů. Málokdo ale řeší, jakou úroveň ochrany poskytují. Zaměřili jsme se proto na komplexní ochranu citlivých dat, které by pro konkurenci znamenaly cennou kořist. Pokud chcete mít firemní data pod kontrolou, využijte naše řešení pro bezpečnou spolupráci.
