1. Zefektivnění stávajících procesů
Prvním krokem při snižování nákladů firem by vždy měla být revize stávajících procesů. Projděte si všechny pravidelné firemní činnosti a věnujte se zejména těm, které zabírají nejvíce času. Typicky jde o vyřizování objednávek, zpracovávání dokladů nebo procesy v rámci skladu či zákaznického servisu.
U každé činnosti spolu se zaměstnanci zmapujte možnosti, jak by šla dělat rychleji a co k tomu potřebujete. Po krátké rešerši například zjistíte, že místo fyzického schvalování faktur, kdy fakturant obíhá manažery kvůli podpisům, můžete zavést schvalovací nástroj, který vše vyřeší elektronicky, a ušetříte za měsíc desítky hodin času. Plus budou faktury rychleji schválené a zlepší se cashflow.
2. Investice do technologií a digitalizace
Podle výzkumu společnosti GRiT začíná 60 % českých firem s digitalizací tím, že digitalizují nákupní proces. To znamená, že si veškeré obchodní doklady posílají jen elektronicky a některé činnosti dokonce automatizují (například příjem faktur).
V praxi firmy například zavádějí EDI - elektronickou výměnu dokladů. Jde o technologii, pomocí které si společnosti posílají doklady (typicky objednávky a faktury) ve speciálním formátu umožňujícím automatizaci některých navazujících procesů.
Například když firmě přijde faktura, je automaticky porovnaná s původní objednávkou a plněním, a pokud vše sedí, je automaticky schválená a případně i zaúčtovaná. Účtárna nemusí nic přepisovat a kromě času ušetří firma spoustu papíru. Rychlejší výměna dokladů také zlepší cashflow.
Ač to může vypadat jako detail, u firem s větším objemem dokladů je úspora obrovská. Například MALL díky této technologii ušetřil přes 4 miliony Kč za rok.
3. Vyjednání lepších podmínek s dodavateli
Dále se pusťte do hledání cest, jak ušetřit za nákup zboží a služeb u dodavatelů. Nesnažte se je za každou cenu přemluvit ke snížení cen. Vaši dodavatelé pravděpodobně také hlídají své peníze a potenciální ztráta dodavatele by vás mohla poškodit ještě víc.
Tyto náklady snížíte například tím, že budete nakupovat ve větším množství, takže využijete množstevní slevu a ušetříte za dopravu. Obecně také pracujte na snížení urgentních nákupů zboží, protože vás vyjdou dráž. Lepší cenu s dodavatelem vyjednáte také uzavřením delších smluv.
4. Trvalá práce na dálku
Pandemie firmy naučila, že práce na dálku je nejen možná, ale v mnoha případech i výhodná. Pokud jste si za poslední roky se zaměstnanci práci na dálku úspěšně otestovali, zvažte její znovuzavedení.
Pokud zaměstnancům nabídnete trvalou práci z domu, ušetříte peníze za prostory, výbavu či energii v kancelářích. I když nabídku přijme třeba jen třetina zaměstnanců, stále ušetříte část nákladů za provoz kanceláří. Například Komerční banka na Václavském náměstí nabídla po přesunu zaměstnanců na homeoffice část svých prostor k pronájmu jiným firmám.
